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La riservatezza dei dati personali applicata alle graduatorie dei concorsi

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Premessa

Come noto, le amministrazioni pubbliche procedono all’assunzione di personale tramite procedure concorsuali che si svolgono nel rispetto dei principi di pubblicità e trasparenza.

Gli stessi principi sono rispettati dalle aziende speciali, che operano come enti pubblici economici, dalle società in house e dalle società a controllo pubblico nelle procedure di selezione per il reclutamento del personale.

Di regola, le procedure concorsuali o di selezione prevedono lo svolgimento di prove intermedie, scritte od orali, e la formazione di graduatorie provvisorie e finali, in cui sono riportati i nominativi dei candidati e, talvolta, i punteggi ottenuti.

Inoltre, le amministrazioni potrebbero decidere di interagire con i candidati pubblicando comunicazioni sui propri siti istituzionali, solitamente relative alle date di convocazione, ma può capitare di trovare pubblicato anche informazioni riguardanti l’ammissione, la non ammissione o l’esclusione dei candidati.

La diffusione dei dati personali dei candidati

La pubblicazione di informazioni personali sui siti internet istituzionali delle pubbliche amministrazioni e delle aziende o società pubbliche comporta inevitabilmente la diffusione di dati personali e quindi la conoscibilità degli stessi da parte di un pubblico indeterminato.

Chiunque, infatti, accedendo al sito internet, potrebbe venire a conoscenza della non ammissione di una certa persona ad un concorso pubblico oppure della sua esclusione dalla procedura e, leggendo l’avviso di selezione o il bando di concorso, potrebbe addirittura risalire alle cause.  

Considerate le ripercussioni che la conoscibilità di certe informazioni potrebbe avere sulla reputazione e sulla vita privata delle persone, il legislatore ha previsto che la diffusione dei dati personali possa avvenire a condizione che siano soddisfatti i seguenti requisiti:

  • i dati personali devono essere stati raccolti da un soggetto titolare di un potere pubblico (pubbliche amministrazioni) o chiamato ad eseguire un compito di interesse pubblico (aziende speciali, società in house, società a controllo pubblico) per lo svolgimento di una procedura concorsuale o di una selezione pubblica;
  • la diffusione dei dati personali è ammessa da una norma di legge o di regolamento.

La base giuridica che può pertanto legittimare le amministrazioni pubbliche o gli altri soggetti pubblici a pubblicare informazioni personali sui propri siti web è solo la legge, con esclusione di qualsiasi altra base di liceità, ivi compreso l’eventuale preventivo consenso rilasciato da parte del candidato.

L’obbligo di pubblicare la graduatoria finale

Se è la legge a dover legittimare le amministrazioni pubbliche, e gli altri soggetti parimenti destinatari delle norme vigenti, a diffondere dati personali, occorre allora individuare la specifica previsione normativa che imponga a loro tale diffusione.

Questa previsione normativa la si rintraccia nel d.lgs. 14 marzo 2013, n. 33 e, in particolare, nell’obbligo sancito dall’ art. 19 (Bandi di concorso).  

Detto articolo, infatti, stabilisce che i predetti soggetti pubblici sono tenuti a pubblicare, sui propri siti istituzionali, nell’apposita sezione dedicata alla “Amministrazione trasparente” o alla “Società trasparente”, sotto-sezione di 1° livello “Bandi di concorso [o di selezione]”, “[…] le graduatorie finali, aggiornate con l’eventuale scorrimento degli idonei non vincitori”.

L’obbligo di pubblicità della graduatoria finale deve tuttavia essere contemperato dall’obbligo, sempre posto in capo alle amministrazioni, di minimizzare gli effetti della diffusione sulla riservatezza dei candidati.  

Pertanto, le graduatorie finali:

  • dovranno riportare – in chiaro – il nominativo (nome e cognome) dei vincitori;
  • non dovranno riportate ulteriori dati personali dei suddetti vincitori.

Non risulta, pertanto, giustificato diffondere, fra l´altro, dati quali, ad esempio, l´indirizzo di abitazione o la residenza, il codice fiscale di persone fisiche, le coordinate bancarie dove sono accreditati i contributi o i benefici economici (codici IBAN), ecc.

Questo approccio garantisce la trasparenza necessaria per l’esito delle selezioni, rispettando al contempo la riservatezza dei candidati coinvolti.

Esempio

[corretto] 1. Mario Rossi

[non corretto] 1. Mario Rossi, c.f. MRORSS14CFRO403

[non corretto] 1. ID8456

 

Il divieto di pubblicare il nominativo dei candidati idonei non vincitori

Si è detto che l’art. 19 cit., legittima le amministrazioni pubbliche, e i soggetti parimenti obbligati, a pubblicare solo quelle informazioni che si ritengono necessarie per la formazione delle “graduatorie finali”.

Per questa ragione, l’Autorità per la protezione dei dati personali ha ritenuto sanzionabile un Comune per aver pubblicato, oltre al nominativo dei vincitori, anche quello dei candidati che, ancorché idonei, non sono risultati vincitori.

La graduatoria finale, pertanto, dovrà riportare solo il nominativo dei vincitori in base al numero delle posizioni messe a concorso e non dovrà riportare il nominativo dei candidati che, sebbene idonei, non sono riusciti a eguagliare i primi in graduatoria.

Esempio

Procedura per l’assunzione di due dipendenti presso il Comune Alfa:

[corretto] 1. Mario Rossi, vincitore;

[corretto] 2. Luigi Bianco, vincitore;

[non corretto] 3. Claudio Verde, idoneo non vincitore.

 

E se la graduatoria avesse efficacia plurienalle?

La pubblica amministrazione e le aziende e società pubbliche non sono legittimate a pubblicare il nominativo dei candidati idonei non vincitori neppure qualora la validità della graduatoria finale fosse protratta nel tempo.

 Sempre ad avviso del Garante della protezione dei dati personali, l’art. 19, d.lgs. 14 marzo 2013, n. 33, prescrive di “aggiornare [la graduatoria] con l’eventuale scorrimento degli idonei non vincitori”, implicando che l’amministrazione sia tenuta a rendere trasparente solo l’eventualità dello scorrimento, con indicazione del candidato idonei divenuto vincitore.

Esempio

“Si comunica lo scorrimento della graduatoria in favore del sig. Mario Rossi collocato in terza posizione nell’ambito del concorso X” 

Il divieto di pubblicare i punteggi delle prove sostenute dai candidati

E’, altresì, fatto divieto all’amministrazione pubblica e alle aziende e società pubbliche di pubblicare i punteggi conseguiti dai candidati, vincitori e no, perché trattasi di informazione che l’art. 19, d.lgs. 14 marzo 2013, n. 33, non prescrive di rendere trasparente tramite la pubblicazione sui siti istituzionali.

D’altronde, la pubblicazione dell’esito di una prova potrebbe creare fastidio o pregiudizio al candidato in quanto renderebbe nota a tutti una performance negativa. Questo non solo può influire sulla reputazione del candidato, ma può anche causare imbarazzo personale e danni alla propria immagine professionale.

L’esito delle prove sostenute dai candidati deve pertanto essere comunicato al diretto interessato in forma riservata oppure reso noto ai controinteressati che abbiano presentato formale istanza di accesso agli atti ai sensi della legge sul procedimento amministrativo.

Esempio

Pubblicazione della graduatoria provvisoria

[non corretto] Mario Rossi, punteggio prova scritta 16/30

 

Il divieto di pubblicare il nominativo dei candidati non ammessi, non idonei oppure esclusi

Per le stesse ragioni riportate nei paragrafi precedenti, deve ritenersi vietata la pubblicazione dei dati personali dei concorrenti:

  • non ammessi;
  • non idonei;
  • esclusi dalla procedura.

Tale impostazione è confermata dal d.lgs. 14 marzo 2013, n. 33, laddove viene precisato che sono oggetto di pubblicazione le graduatorie finali aggiornate con l’eventuale scorrimento degli idonei non vincitori.

 

Esempio

Non ammesso:

Luigi Bianco

La durata della pubblicità

Come precisato in altro articolo, il periodo di mantenimento on line dei dati è stato generalmente fissato in 5 anni dal d.lgs. 14 marzo 2013, n. 33. 

Sono previste però alcune deroghe, come nell´ipotesi in cui gli atti producano i loro effetti oltre questa scadenza.

In ogni caso, ad avviso del Garante sulla protezione dei dati personali,  i dati personali dovrebbero essere oscurati anche prima del termine dei 5 anni quando sono stati raggiunti gli scopi per i quali essi sono stati resi pubblici e gli atti hanno prodotto i loro effetti. 

In conclusione

I principi e la disciplina sulla protezione dei dati personali devono essere rispettati anche quando è la legge ad imporre la pubblicazione di informazioni personali sul web per finalità di trasparenza.

I soggetti pubblici, infatti, in conformità ai principi di protezione dei dati, sono tenuti a ridurre al minimo l’utilizzazione di dati personali e di dati identificativi ed evitare il relativo trattamento quando le finalità perseguite nei singoli casi possono essere realizzate mediante comunicazioni riservate, dati anonimi o altre modalità che permettano di identificare l’interessato solo in caso di necessità.

Le pubbliche amministrazioni, le aziende pubbliche, le società in house e le altre società a controllo pubblico devono pertanto individuare misure e accorgimenti volti ad individuare opportune cautele per proteggere i dati personali senza con ciò pregiudicare la trasparenza delle decisioni amministrative.

Detti accorgimenti potrebbero consistere nell’utilizzo di codici Identificativi durante le fasi intermedie della procedura, fatto salvo l’obbligo di rendere chiaro il nominativo dei vincitori, oppure nella creazione di aree ad accesso selezionato dei siti web istituzionali consentendo la consultazione degli esiti delle prove o del procedimento ai soli partecipanti alla procedura concorsuale o selettiva mediante l’attribuzione agli stessi di credenziali di autenticazione.

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