Assistenza adempimento obblighi pubblicità e trasparenza
1. Consulenza obblighi pubblicità e trasparenza
Il d.lgs. 14 marzo 2013, n. 33 ha previsto l’obbligo per le amministrazioni pubbliche e per le società pubbliche di rendere accessibili documenti e informazioni di interesse pubblico al fine di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche.
Chi è tenuto ad osservare le prescrizioni dettate in materia di trasparenza e pubblicità ha quindi la necessità di definire un’organizzazione che gli permetta di ottemperare con costanza e senza ritardo agli obblighi previsti dal d.lgs. 14 marzo 2013, n. 33.
Il mancato rispetto di dette prescrizioni di legge può infatti comportare per l’ente pubblico o per la società pubblica il pagamento di una sanzione amministrativa pecuniaria che, in determinati casi, può essere posta a carico del dipendente che si è reso responsabile dell’inosservanza degli obblighi in materia di pubblicità e trasparenza.
2. Consulenza per il corretto adempimento degli obblighi di pubblicità e trasparenza
Le pubbliche amministrazioni e le società pubbliche si rivolgono allo studio legale per essere assistete nella definizione di un’organizzazione che consenta loro di rispettare costantemente gli obblighi di pubblicità e trasparenza dettati dal d.lgs. 14 marzo 2013, n. 33.
La consulenza ha inizio con l’individuazione e la formazione del personale che sarà tenuto ad individuare i documenti oggetto di pubblicazione e del personale che dovrà provvedere all’effettiva pubblicazione dei documenti sui siti istituzionali.
Una volta definiti tali aspetti, lo studio legale assiste gli enti pubblici e le società pubbliche nella ricognizione precisa degli obblighi di pubblicità a cui occorre ottemperare; nell’individuazione delle modalità di attuazione degli obblighi di pubblicità e trasparenza; nella definizione delle tempistiche di pubblicazione; nelle verifiche sull’osservanza della normativa privacy, da compiersi prima che i dati siano pubblicati sui siti internet istituzionali; nella stesura di linee guida e di modelli-tipo che possano agevolare i soggetti obbligati a dimostrare il corretto rispetto degli obblighi in caso di controllo da parte dell’Autorità competente.
3. Verifica sulla correttezza di quanto è già stato pubblicato
La verifica sulla corretta attuazione degli obblighi di pubblicità e trasparenza è un servizio che sempre più spesso viene richiesto allo studio legale e prende in esame quanto è già stato pubblicato sui siti istituzionali al fine di segnalare eventuali errori che richiedono una pronta correzione.
Lo studio legale procede ad esaminare ogni singola pagina di cui si compone la sezione “Amministrazione Trasparenza” o “Società trasparente” e segnala all’ente pubblico o alla società pubblica l’inosservanza di determinate prescrizioni che potrebbero comportare l’applicazione di sanzioni amministrative o il suo coinvolgimento in procedimenti di vigilanza da parte delle Autorità competenti (ANAC, Garante per la protezione dei dati personali).
Gli errori più frequenti che lo studio legale ha riscontrato durante le verifiche sulla corretta attuazione degli obblighi di pubblicità e trasparenza riguardano i seguenti aspetti: il mancato oscuramento di dati personali che, ai sensi della normativa sulla privacy, non potevano essere oggetto di di pubblicazione; la mancata cancellazione di documenti contenenti dati personali sensibili una volta raggiunto il termine di pubblicità delle informazioni; l’assenza di documenti o la parziale assenza di informazioni oggetto di pubblicazione obbligatoria; modalità di pubblicazione che non agevolano la facile reperibilità e l’immediata consultabilità delle informazioni.
4. Assistenza nel conciliare gli obblighi di trasparenza con le prescrizioni privacy
Sempre più frequentemente le pubbliche amministrazioni e le società pubbliche si ritrovano tra l’incudine di ANAC e il martello del Garante per la protezione dei dati personali: nell’intendo di adempiere correttamente correttamente agli obblighi di pubblicità e trasparenza previsti dal d.lgs. 14 marzo 2013, n. 33, detti soggetti si trovano ad essere coinvolti in procedimenti istruttori aperti dal Garante per la protezione dei dati personali per presunta pubblicazione che, ai sensi del regolamento (UE) 2016/679 e dal codice privacy, dovevano rimanere riservate.
L’assistenza proposta dallo studio legale ricomprende anche il supporto nell’individuare le modalità di attuazione che permetta alle pubbliche amministrazioni e alle società pubbliche di non incorrere in violazioni della privacy.
Anche in questo caso, i principali errori che sono stati da noi riscontrati riguardano i seguenti aspetti: pubblicazioni di dati personali senza aver reso una preliminare informativa sulle conseguenze che la pubblicità comporta in termini di diffusione delle informazioni; pubblicazione di dati personali non strettamente necessari rispetto alle finalità perseguite dal d.lgs. 14 marzo 2013, n. 33; mancata cancellazione dei documenti una volta raggiunto il termine di pubblicità.
5. Come si sviluppa una consulenza sugli obblighi di pubblicità e trasparenza
La consulenza in materia di trasparenza e pubblicità può consistere nell’espressione di un parere legale su questioni particolarmente complesse, oppure in un report sugli aggiustamenti da apportare alla sezione trasparenza per evitare sanzioni, ma anche nello sviluppo di atti e documenti necessari per dare concreta applicabilità agli obblighi sanciti dal d.lgs. 14 marzo 2013, n. 33, fino alla definizione di un’intera organizzazione che permetta alla società o all’ente pubblico di ottemperare costantemente agli obblighi in argomento.
In generale, la consulenza legale in materia anticorruzione varia a seconda del bisogno espresso dal richiedente e può essere episodica oppure continuativa anche attraverso un affiancamento lavorativo che prevede incontri settimanali con gruppi di lavoro appositamente costituiti.
5. Quanto dura una consulenza in materia anticorruzione?
La durata della consulenza in materia di pubblicità e trasparenza dipende dall’esigenza espressa dal cliente.
Sempre più frequentemente gli enti pubblici locali e le società pubbliche richiedono allo studio legale una consulenza pluriennale che permetta loro di conseguire i seguenti vantaggi:
- formare il personale nell’individuazione dei documenti che devono essere obbligatoriamente pubblicati;
- formare il personale che dovrà procedere al caricamento delle informazioni sulle modalità di attuazione degli obblighi;
- formare il personale sulle verifiche da compiersi prima della pubblicazione dei dati e delle informazioni con particolare riguardo all’osservanza della normativa privacy;
- definire un’organizzazione che permetta alla pubblica amministrazione o alla società pubblica di ottemperare regolarmente e con costanza agli obblighi in argomento