1. La videosorveglianza comunale
Il Garante per la protezione dei dati personali, con il provvedimento del 22 febbraio 2024 n. 100, adottato in materia di videosorveglianza, ha ordinato ad un Comune di pagare la somma di euro 3.000, a titolo di sanzione amministrativa pecuniaria, per non aver affisso i cartelli informativi, obbligatori a norma dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (anche “GDPR”), prima del raggio di azione delle videocamere poste a sorveglianza di tre cassonetti della spazzatura.
Il Garante sulla protezione dei dati personali non ha dubbi: le videocamere comunali, comprese quelle poste a protezione dei cassonetti, acquisiscono dati personali – quali, ad esempio, l’immagine del volto della persona o la sua fisionomia – e possono essere installate dai Comuni a condizione che siano rispettati i principi di legalità, correttezza e trasparenza, sanciti dall’art. 5 del GDPR, e siano tutelati i diritti delle persone coinvolte, garantendo loro un’informazione chiara e preventiva.
2. Gli obblighi informativi
Sebbene le finalità del Comune, legate alla tutela del patrimonio e al decoro urbano, fossero legittime e coerenti con i compiti istituzionali demandati per legge all’ente pubblico, l’amministrazione pubblica è stata sanzionata per non aver segnalato alle persone che si recavano presso i cassonetti la presenza di videocamere e per non averli informati sulle modalità, sui rischi e sulle garanzie relativi al trattamento dei propri dati personali.
In conformità con l’art. 13 del GDPR, il Comune è tenuto ad informare i cittadini in modo chiaro e completo sulla presenza e sull’utilizzo di un sistema di videosorveglianza in modo che gli stessi possano decidere liberamente se farsi riprendere dalle telecamere o, in alternativa, recarsi presso altre aree non sottoposte a monitoraggio.
Quando sono impiegati dispositivi video, il legislatore riconosce ai Comuni la possibilità di fornire le informazioni ex art. 13 del GDPR in modo graduale:
- in prossimità della zona sottoposta a videosorveglianza, il Comune deve installare apposita segnalatica di avvertimento che riporti le informazioni più importanti del trattamento (c.d. “informativa di primo livello”);
- le ulteriori informazioni obbligatorie devono essere riportate nella c.d. “informativa privacy di secondo livello“, recuperabile seguendo le indicazioni specificate nell’informativa privacy di primo livello.
3. L’informativa privacy di primo livello
La cartellonista di avvertimento di “primo livello” deve segnalare, con anticipo, la presenza di videocamere e, in secondo luogo, deve fornire ai cittadini le informazioni più importanti sul trattamento dei dati personali.
Nello specifico, l’avviso informativo deve indicare:
- l’identità e i dati di contatto del titolare del sistema di videosorveglianza comunale (“la registrazione è effettuata da…”;
- i dati di contatto del responsabile della protezione dei dati personali (DPO);
- per quanto tempo saranno conservate le videoregistrazioni (“le immagini saranno conservate per un periodo di…”);
- le finalità della videosorveglianza;
- i diritti che i cittadini possono esercitare sulle proprie informazioni personali (“è possibile accedere ai propri dati ed esercitare gli altri diritti riconosciuti dalla legge rivolgendosi a…”;
- nonché ogni ulteriore informazione che potrebbe risultare inaspettata per il cittadino (ad esempio, la condivisione del sistema di videosorveglianza con le Forze dell’Ordine).
E’ poi fondamentale che la cartellonista di primo livello contenga un chiaro riferimento all’informativa privacy di secondo livello. Il Comune deve indicare il luogo ove la stessa è reperibile oppure le modalità per reperirla. Se l’informativa di secondo livello viene fornita in formato cartaceo dovrà essere indicato l’ufficio del Comune ove richiederla (“l’informativa completa è disponibile presso l’Ufficio relazioni con il pubblico del Comune”), diversamente si potrà indicare il link diretto al sito internet del Comune oppure un codice QR.
Il Garante privacy ha predisposto un modello semplificato di “cartello videosorveglianza” scaricabile da questa pagina.
4. Dove e come posizionare l’informativa privacy di primo livello
L’informativa privacy di primo livello deve obbligatoriamente essere collocata prima del raggio di azione della videocamera: non è necessario che il cartello segnaletico sia strettamente a contatto con la videocamera purché il cartello sia nelle immediate vicinanze. In presenza di più videocamere, se installate in un’area molto vasta, andranno installati più cartelli segnaletici.
L’informativa di primo livello, inoltre, deve avere un formato (dimensioni del cartello) e un posizionamento (altezza del cartello) tale da essere chiaramente visibile e il suo contenuto facilmente leggibile in ogni condizione di illuminazione ambientale. E’, quindi, opportuno che il cartello sia installato a circa 1,90 metri dal suolo e la dimensione del carattere utilizzato di grandezza tale da risultare leggibile senza particolare difficoltà e in sicurezza.
5. E’ sufficiente installare generici cartelli informativi all’ingresso del Comune?
Sempre più frequentemente si osservano cartelli che, oltre a fornire indicazioni stradali, segnalano anche la presenza di impianti di videosorveglianza sul territorio comunale. Spesso installati agli ingressi delle città, detti cartelli riportano avvisi del tipo “Città videosorvegliata” oppure “Sistema di videosorveglianza comunale attivo”, al fine di informare i cittadini o gli automobilisti che stanno entrando in un area videoripresa.
Tuttavia, questi avvisi, a causa della loro genericità, non soddisfano gli obblighi informativi stabiliti dall’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679. Non includendo le informazioni di primo livello richieste dal Garante per la protezione dei dati personali, risultano insufficienti e non conformi agli standard di trasparenza previsti dalla normativa europea. È fondamentale che i cartelli informativi forniscano dettagli chiari e completi affinché i cittadini siano consapevoli delle finalità e modalità del trattamento dei loro dati personali.
6. L’informativa privacy di secondo livello
Se l’informativa privacy di primo livello deve fornire ai cittadini i dettagli più importanti sul funzionamento del sistema di videosorveglianza comunale, l’informativa privacy di secondo livello deve riportare tutte le informazioni previste dall’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/689.
In particolare, nell’informativa di secondo livello, il titolare del trattamento è tenuto a fornire all’interessato:
- le informazioni per consentire una facile identificazione del titolare del trattamento e per comunicare con esso (ad es. numero di telefono, e-mail, indirizzo postale, ecc.);
- i dati di contatto del responsabile della protezione dei dati personali;
- le finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali;
- la base giuridica del trattamento adottata ai sensi dell’art. 6. Nel caso delle categorie particolari di dati personali si deve far riferimento alla disposizione applicabile dell’art. 9 del Regolamento (UE) cit.;
- i destinatari o le eventuali categorie di destinatari di dati personali;
- l’intenzione del titolare del trattamento di trasferire dati personali a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale, indicandone il nome;
- il periodo di conservazione dei dati personali;
- l’esistenza dei diritti che il Regolamento (UE) 2016/679 riconosce agli interessati: accesso; rettifica; cancellazione; limitazione del trattamento; opposizione al trattamento; portabilità;
- il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento nei casi in cui il trattamento lo presuppone;
- il diritto di proporre reclamo ad un’autorità di controllo;
- l’esistenza di un processo decisionale automatizzato;
- se la comunicazione dei dati personali costituisce un obbligo e le conseguenze della mancata comunicazione di tali dati;
- l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, profilazione inclusa e, se del caso, informazioni pregnanti circa la logica seguita e l’importanza e le conseguenze previste del trattamento per gli interessati;
- ogni ulteriore informazione che sia utile a rendere trasparente il trattamento.
7. Come devono essere fornite le informative privacy
Ai sensi dell’art. 12, par. 1, del Regolamento (UE) 2016/679 e con specifico riguardo alla videosorveglianza comunale, la fornitura delle informazioni di primo livello da parte dei Comuni deve necessariamente avvenire in forma scritta, se possibile in combinazione con icone standardizzate.
L’informativa privacy di secondo livello, invece, potrebbe essere fornita anche oralmente (di persona o al telefono), oppure in aggiunta a documenti scritti. Il titolare del trattamento è obbligato a fornire le informazioni a voce qualora l’interessato presenti disabilità visive. Quando le informazioni sono rese a voce, il titolare del trattamento deve comunque essere in grado di dimostrare di aver correttamente adempiuto all’obbligo informativo ex art. 13 del GDPR.
Il Comune è poi tenuto a fornire le informazioni gratuitamente, senza addebitare alcunché all’interessato, utilizzando un linguaggio semplice e chiaro.
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