Spese economali: che cosa sono, i limiti e il regolamento

Le spese economali consentono di pagare i micro-acquisti in contanti, senza CIG: ma esistono solo se un regolamento interno le tipizza. I quattro requisiti, i tre limiti, la separazione fra economo e verificatore e l'elenco delle spese che la Corte dei conti ha escluso.

In breve — Le spese economali sono i micro-acquisti che un ente paga in contanti dal fondo di cassa, senza CIG e senza obblighi di tracciabilità. Devono essere di importo minimo, impreviste, indifferibili e strumentali all’attività dell’ente. L’ANAC ammette l’esenzione a una condizione: che siano tipizzate in un regolamento interno, con l’elenco dettagliato dei beni e dei servizi ammessi e i limiti di importo. Dove il regolamento manca non ci sono spese economali, ma affidamenti diretti privi di CIG.

1. Che cosa sono le spese economali

Le spese economali sono i pagamenti di importo minimo che un ente effettua attingendo direttamente a un fondo di cassa, la cassa economale, affidato a un dipendente incaricato, l’economo, senza passare per la procedura ordinaria di acquisto. Servono a risolvere l’imprevisto quotidiano: la serratura da sostituire, il bollettino da pagare allo sportello, la revisione dell’automezzo che scade domani.

Non si tratta però di una zona franca. Perché siano legittime, le spese economali devono soddisfare quattro requisiti che ricorrono insieme — importo minimo, imprevedibilità, indifferibilità e strumentalità all’attività dell’ente — ed essere previste da un regolamento interno che le elenchi una per una e ne fissi i limiti di importo.

2. I quattro requisiti

Perché una spesa possa dirsi economale devono ricorrere quattro requisiti, e devono ricorrere tutti insieme:

• Non rilevante entità — l’importo dev’essere minuto, secondo il tetto fissato dal regolamento dell’ente.
• Imprevedibilità — l’esigenza non doveva essere prevedibile al momento della programmazione degli acquisti.
• Indifferibilità — l’acquisto non può attendere i tempi della procedura ordinaria senza produrre un danno o un blocco dell’attività.
• Strumentalità — la spesa dev’essere inerente alle finalità istituzionali dell’ente, non a esigenze personali di chi la effettua.

Se ne manca uno solo, la procedura ordinaria non è evitabile.

A questi requisiti se ne aggiunge uno di fonte giurisprudenziale, la non programmabilità: se l’acquisto poteva essere previsto, allora lo stesso doveva essere gestito tramite una ordinaria procedura di affidamento ai sensi del d.lgs. 31 marzo 2023, n. 36.

Il criterio è stato applicato in concreto dalla sez. giur. Lazio con la sentenza n. 10/2026, che ha escluso dalla gestione economale le manutenzioni ordinarie — «programmabili e gestibili con le ordinarie procedure di spesa» — e ha osservato che perfino i dispositivi di firma digitale, pur urgenti in quell’esercizio, «potranno essere programmabili anche in via cumulativa, intercettando per il futuro le scadenze».

3. Il regolamento economale

Ogni ente che voglia gestire spese economali deve dotarsi di un regolamento che le disciplini. Per gli enti locali l’obbligo discende da una norma, che però si limita a imporne l’esistenza senza definirne il contenuto.

Per le amministrazioni statali vale il d.P.R. 4 settembre 2002, n. 254, il cui art. 33, comma 2, consente ai cassieri di pagare «le minute spese di ufficio nei limiti delle risorse finanziarie assegnate».

Per le società a controllo pubblico, invece, non esiste alcuna disciplina: il regolamento non attua una norma, è esso stesso la fonte, e va costruito da zero, perché la contabilità civilistica non conosce impegni di spesa né partite di giro e i modelli degli enti locali non sono trasferibili.

Ogni regolamento, tuttavia, deve avere un contenuto preciso, che è quello richiesto dalla giurisprudenza contabile:

• un elenco tassativo delle voci ammesse, costruito sull’attività effettiva dell’ente e non copiato da modelli altrui;
• i requisiti che ogni spesa deve possedere per essere pagata dalla cassa economale;
• i limiti di importo, che devono essere tre e non due;
• i soggetti, con la distinzione fra chi autorizza la spesa, chi la paga e chi verifica il conto;
• le regole di rendicontazione periodica e di chiusura dell’esercizio.

L’elenco delle voci, in particolare, non può essere generico né lasciato aperto: se comprende voci prevedibili e programmabili, quelle voci non diventano spese economali per il solo fatto di essere state previste.

4. I limiti di spesa che il regolamento deve fissare

Il regolamento economale deve fissare precisi limiti di importo. In particolare occorre che siano definiti tre distinti tetti di spesa, ciascuno con una funzione propria:

• la dotazione del fondo, cioè la giacenza massima affidata all’economo in un dato momento, che presidia il patrimonio dal rischio di ammanco;
• il tetto per la singola spesa, che presidia il perimetro dell’istituto: sopra quella soglia la spesa non è più minuta e va affidata con procedura ordinaria;
• il tetto annuo complessivo, che presidia il bilancio.

Quest’ultimo limite è quello che manca quasi sempre, ed è stato ritenuto dalla giurisprudenza contabile essenziale, al punto da costituire condizione di legittimità del regolamento.

Nel caso deciso il regolamento comunale fissava un tetto di 100 euro per la singola spesa, ma nessun limite complessivo: l’economo poteva spendere fino a concorrenza dell’impegno assunto di volta in volta dal responsabile dei servizi finanziari, cosicché per due esercizi la gestione si è svolta di fatto senza tetto. La Sezione ha disapplicato il regolamento, dichiarato irregolari i conti e condannato l’economo a restituire 6.594,75 euro.

5. I soggetti: chi autorizza, l’economo, il verificatore

Il regolamento deve individuare tre soggetti distinti e attribuire a ciascuno compiti definiti.

• Chi autorizza la spesa — di norma il responsabile del servizio che ne ha bisogno, o il responsabile finanziario: verifica che la spesa rientri fra le voci tipizzate dal regolamento, che stia entro i limiti di importo e che trovi capienza nella disponibilità del fondo, e rilascia il nulla osta a procedere.
• L’economo — riceve l’anticipazione, esegue i pagamenti, acquisisce e conserva i giustificativi contabili (scontrino fiscale, ricevuta fiscale o altra certificazione ammessa), tiene il registro e rende il conto. È personalmente responsabile delle somme ricevute finché non ottiene il discarico.
• Il verificatore — controlla la regolarità della gestione e appone il visto sul conto. Dev’essere un soggetto diverso dall’economo, ed è il punto su cui gli enti sbagliano più spesso.

In quel caso l’economo era anche responsabile del servizio finanziario e aveva vistato il proprio conto: il visto è stato ritenuto non validamente apposto, e il Comune ha poi separato le funzioni come misura correttiva. Le funzioni da tenere distinte sono tre — chi autorizza la spesa, chi la paga, chi verifica il conto — e la responsabilità non ricade su una sola figura: nella sentenza n. 218/2026 l’illegittimità è imputata congiuntamente al responsabile finanziario che emette il mandato e all’economo che se ne avvale.

6. Che cosa dice l’ANAC: l’esenzione dal CIG

Per le spese economali l’ANAC ammette l’esenzione: non occorre acquisire il CIG e non si applicano gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari, tanto che il pagamento può avvenire in contanti.

L’esenzione, però, non discende dall’importo della spesa: discende dalla sua tipizzazione nel regolamento. Dove quel documento manca, o dove la voce acquistata non vi è elencata, non c’è alcuna spesa economale da esentare: c’è un affidamento diretto privo di CIG. E la qualificazione della singola operazione, avverte l’Autorità, resta responsabilità di chi ha speso: nessuno la certifica a monte.

Fuori da quel perimetro non esistono margini, perché il codice identificativo di gara non ha più una soglia minima di importo.

Ne segue che venti euro di francobolli, se non rientrano fra le voci tipizzate dal regolamento, sono a tutti gli effetti un contratto di fornitura e richiedono il CIG. È questa la ragione per cui il regolamento economale, da documento di buona amministrazione, è diventato la condizione di legittimità dei micro-acquisti.

7. Quali spese la Corte dei conti ha escluso

Un elenco delle spese ammesse non esiste: il giudizio di conto esamina le irregolarità contestate, non compila liste di ciò che è consentito. Esiste invece un elenco di ciò che è stato escluso, e la pronuncia più recente è anche la più analitica.

La sez. giur. Lazio n. 218/2026 ha ritenuto incompatibili con il vincolo economale, fra le altre, spese postali, rinnovo della PEC e del dominio, lampadine, materiale informatico e toner, carburante, revisione degli automezzi, fiori, rinfreschi, contributi associativi, un frigorifero, un estintore, una bolletta dell’energia elettrica: tutte spese prevedibili, ricorrenti e quindi programmabili.

Sul fronte opposto, la sez. giur. Lazio n. 10/2026 ha ammesso al discarico l’olio motore per l’auto di servizio, il bollettino postale per lo spostamento di un palo pericoloso per la viabilità e la revisione di un automezzo pagabile solo per cassa — importi minimi, eventi non pianificabili, danno o blocco in caso di attesa.

8. Gli errori che rendono illegittimo il pagamento economale

Nei giudizi di conto ricorrono quattro difetti, che rendono illegittimo il pagamento anche quando il regolamento li prevede espressamente. Conviene verificarli sul proprio testo prima che lo faccia il giudice contabile.

• La clausola di chiusura — la voce residuale del tipo «ogni altra spesa minuta e urgente». La sez. giur. Lazio n. 10/2026 ammette che una norma di chiusura sia in astratto concepibile, ma non quando ha funzione elusiva della tipizzazione: se serve a far rientrare ciò che l’elenco non prevede, vanifica l’elenco stesso.
• La deroga dell’organo di vertice — la previsione che consente alla giunta, al consiglio o all’organo amministrativo di autorizzare pagamenti fuori elenco. È una clausola di chiusura camuffata da procedura.
• Il reintegro reimpiegato — l’uso delle somme reintegrate come nuova capienza di spesa. Nella stessa pronuncia il meccanismo ha prodotto un «effetto moltiplicatore delle spese economali»: il fondo era di 2.000 euro, la spesa dell’anno di 2.422,92.
• La mancata rendicontazione periodica — la sez. giur. Marche n. 97/2026 l’ha considerata irregolarità autonoma, respingendo la tesi difensiva secondo cui il rendiconto sarebbe servito solo in occasione delle richieste di reintegro.

9. Come ti assiste lo Studio

Lo Studio redige e revisiona regolamenti economali per amministrazioni, enti pubblici economici e società a controllo pubblico: tipizzazione delle voci ammesse sulla base dell’attività effettiva dell’ente, definizione dei tre limiti e della loro coerenza reciproca, disciplina del reintegro e della rendicontazione, separazione fra chi autorizza, chi paga e chi verifica. Per le società partecipate il testo va costruito da zero, perché non esiste una disciplina da attuare e i modelli degli enti locali non sono trasferibili.

Assistiamo inoltre economi, responsabili finanziari e amministratori davanti alla Corte dei conti, nei giudizi di conto e nei procedimenti di responsabilità amministrativa per danno erariale, e nella verifica preventiva delle operazioni dubbie — la qualificazione della singola spesa è, per espressa indicazione dell’ANAC, responsabilità di chi la effettua. Per una valutazione del vostro regolamento è possibile richiedere un preventivo; l’attività si collega all’assistenza in materia di anticorruzione e trasparenza e di contratti pubblici.

Domande frequenti

Le spese economali richiedono il CIG? No. L’ANAC ha chiarito che le spese effettuate con il fondo economale non sono sottoposte alla disciplina sulla tracciabilità e che per esse è ammesso l’uso del contante. L’esenzione opera però solo se le spese sono tipizzate in un regolamento interno e non si tratta di spese a fronte di contratti di appalto.

Serve per forza un regolamento? Sì, ed è il punto decisivo: senza regolamento non ci sono spese economali. La FAQ ANAC C7 richiede l’elenco dettagliato dei beni e dei servizi di non rilevante entità e i limiti di importo.

Esiste una soglia di legge per le spese economali? No, nessuna norma fissa un importo. I limiti li stabilisce il regolamento dell’ente e la giurisprudenza contabile li valuta in rapporto alle sue dimensioni: nelle pronunce recenti si trovano tetti unitari di 100, 200 e 700 euro.

Il fondo economale può essere ricostituito in contanti? No. Il contante può uscire dal fondo, non entrarci: costituzione e reintegro devono avvenire con bonifico o altro strumento tracciabile.

L’economo può verificare il proprio conto? No. La verifica presuppone l’intervento di un soggetto diverso da quello che presenta il conto: il visto apposto dall’economo sul proprio conto non è validamente apposto.

Che cosa rischia l’economo? La condanna a restituire le somme spese in violazione del regolamento o dei limiti. La mera irregolarità formale, invece, non comporta l’addebito quando la spesa era prevista dal regolamento e trovava capienza nella cassa.

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