Segnalazione o reclamo al Garante privacy: differenze e come si presentano

Reclamo, segnalazione, esposto, denuncia: come rivolgersi al Garante privacy quando i propri dati vengono trattati male, le differenze tra gli strumenti, costi e tempi — e il rovescio: cosa fare se il reclamo lo riceve la tua azienda.

In breve — Chi ritiene che i propri dati personali siano trattati in modo illecito può rivolgersi al Garante privacy in due modi: con il reclamo (art. 77 GDPR), lo strumento formale che apre un procedimento e obbliga il Garante a decidere, o con la segnalazione, la comunicazione informale che l’Autorità valuta liberamente. Entrambi sono gratuiti e non richiedono un avvocato. Prima conviene sempre scrivere al titolare del trattamento, che deve rispondere entro un mese. Il risarcimento del danno, invece, si ottiene solo dal giudice: il Garante sanziona, ma non liquida somme. E se il reclamo lo riceve la tua azienda, la richiesta di informazioni del Garante va gestita subito e bene.

1. Che cos’è il reclamo al Garante

Il reclamo è l’atto con cui una persona porta all’attenzione del Garante per la protezione dei dati personali un’illegittimità che coinvolge i propri dati (art. 77 del GDPR). Può accadere in tante situazioni comuni: l’azienda che continua a telefonare con proposte commerciali nonostante i ripetuti “no”; il sito da cui è impossibile cancellarsi, che continua a inviare newsletter dopo ogni tentativo di disiscrizione; l’ex datore di lavoro che non disattiva l’indirizzo email aziendale usato durante il rapporto e continua a riceverne la corrispondenza; le telecamere del vicino puntate sulla proprietà altrui.

In questi casi il Garante è chiamato a pronunciarsi sull’illegittimità segnalata: il reclamo apre un procedimento vero e proprio, con un’istruttoria in cui l’Autorità chiede conto al titolare del trattamento di ciò che è accaduto. E qualora riscontri un’effettiva violazione del GDPR, il Garante può ordinare al responsabile di porvi fine, imporre misure correttive, fino a irrogare sanzioni, anche di importo rilevante.

2. Come si presenta il reclamo

Per presentare un reclamo al Garante non è necessario un avvocato. Chi ritiene che la propria privacy sia stata violata può visitare il sito del Garante, dove trova il modello ufficiale di reclamo e il portale dei servizi online da cui trasmetterlo; in alternativa, il reclamo si invia via PEC, con raccomandata o con consegna a mano presso gli uffici dell’Autorità. È gratuito.

Il reclamo deve descrivere i fatti in modo circostanziato — cosa è successo, quando, quale titolare è coinvolto, quali violazioni si lamentano — e allegare i documenti utili: le comunicazioni scambiate, le prove della violazione, l’eventuale richiesta al titolare rimasta senza risposta. Un reclamo ordinato non è un dettaglio formale: permette al Garante di istruire il caso senza chiedere integrazioni, e accorcia i tempi.

Nei casi più complessi — dove serve prima un esame della situazione per capire se la violazione c’è davvero e come documentarla — può essere utile il parere di un avvocato, e quindi farsi assistere fin dall’impostazione: specialmente quando dalla violazione è derivato un danno, perché in quel caso il reclamo è solo il primo pezzo di una strategia che passa anche dal giudice (capitolo 6).

3. I tempi: quando presentarlo e quando decide il Garante

Per presentare il reclamo non c’è un termine di decadenza: si può proporre finché la violazione produce i suoi effetti. Conviene comunque muoversi presto — la vicinanza ai fatti rende più semplice documentarli e più incisivo l’intervento dell’Autorità.

Sui tempi di risposta, invece, le regole sono precise (art. 143 del Codice e regolamento del Garante n. 1/2019): entro 3 mesi dalla presentazione il Garante deve informare il reclamante sullo stato della pratica, e il procedimento va concluso entro 9 mesi, che diventano 12 in presenza di motivate esigenze istruttorie. Non è una risposta immediata: anche per questo, spesso, la mossa più rapida resta quella del capitolo che segue.

4. Prima del reclamo: l’istanza al titolare

La strada più veloce — e spesso risolutiva — è scrivere direttamente al titolare del trattamento: l’azienda, l’ente o la persona che sta usando i dati, chiedendo di porre fine alla violazione. Il GDPR riconosce all’interessato una serie di diritti azionabili con una semplice richiesta scritta: sapere quali dati vengono trattati (accesso), correggerli (rettifica), farli cancellare, opporsi al trattamento — tipicamente al marketing — o limitarlo.

Il titolare deve rispondere entro un mese dalla richiesta (art. 12 GDPR; il termine può salire a tre mesi nei casi complessi, ma va comunicato). I contatti a cui scrivere si trovano nell’informativa privacy o sul sito del titolare — insieme, dove esiste, a quelli del DPO.

L’istanza non è solo un passaggio di cortesia: il silenzio o il rifiuto sono essi stessi una violazione, e documentare di aver chiesto invano rende molto più solido il reclamo.

5. La segnalazione (e la differenza col reclamo)

La segnalazione è la sorella informale del reclamo — ed è, non a caso, il termine più cercato. Chiunque può segnalare al Garante un trattamento che ritiene scorretto, con una semplice comunicazione, anche senza essere la persona direttamente interessata: il dipendente che vede prassi scorrette in azienda, il cittadino che nota telecamere sospette, il consumatore infastidito da un sito.

La differenza sta tutta negli effetti. La segnalazione non apre un procedimento e non obbliga il Garante a rispondere: è un’informazione che l’Autorità usa per orientare la propria attività — può ignorarla, accantonarla o farne il punto di partenza di un’ispezione. Il reclamo, al contrario, esige una decisione. La regola pratica: se la violazione riguarda i tuoi dati e vuoi una risposta, presenta reclamo; se vuoi portare un fatto all’attenzione dell’Autorità senza esserne parte, la segnalazione basta.

6. La via giudiziale e il risarcimento del danno

L’alternativa al reclamo è il ricorso all’autorità giudiziaria ordinaria (art. 79 GDPR e art. 152 del Codice): la causa civile contro il titolare, col rito del lavoro. Attenzione all’incastro: per lo stesso oggetto le due strade sono alternative — non si può chiedere al giudice ciò su cui pende già un reclamo al Garante, e viceversa (art. 140-bis del Codice).

Ma c’è un motivo preciso per cui la via giudiziale resta indispensabile: è l’unica sede dove ottenere il risarcimento. L’art. 82 del GDPR riconosce a chi subisce un danno — materiale o immateriale — da violazione delle regole il diritto a essere risarcito dal titolare o dal responsabile. Il Garante sanziona, ma la sanzione va allo Stato: nemmeno un euro arriva all’interessato. Chi vuole i danni deve passare dal giudice.

Un avvertimento realistico, però: il danno va provato. La giurisprudenza — italiana ed europea (Corte di giustizia, causa C-300/21) — è chiara nel dire che la mera violazione non basta: serve dimostrare un pregiudizio concreto, anche solo morale (ansia, turbamento, esposizione), ma effettivo e documentabile. Le cause impostate sul solo “hanno violato la mia privacy, quindi mi devono dei soldi” finiscono respinte.

7. Se la tua azienda riceve un reclamo

Il reclamo va conosciuto anche dall’altra parte. Se sei un’impresa o un ente, il primo segnale è di solito una richiesta di informazioni del Garante: l’Autorità comunica che è stato presentato un reclamo e chiede chiarimenti e documenti entro un termine — tipicamente breve.

È il momento decisivo, e i due errori opposti costano entrambi: ignorare la richiesta (la mancata collaborazione è una violazione autonoma e un’aggravante) e rispondere d’impulso, ammettendo o negando senza aver ricostruito i fatti. La risposta va costruita: verificare cosa è successo davvero, recuperare informative, consensi e registro dei trattamenti, rimediare subito a ciò che è rimediabile — la condotta riparatoria pesa sulla decisione — e presentare al Garante una difesa documentata. Un reclamo gestito bene si chiude spesso senza sanzione, o con una sanzione ridotta; uno gestito male diventa un’ispezione.

8. Come ti assiste lo Studio Legale Calzoni

Lo Studio Legale Calzoni segue entrambi i lati di questo percorso. Per chi ha subito una violazione: valutiamo la strada più efficace per il caso concreto, redigiamo l’istanza al titolare e il reclamo al Garante e, quando c’è un danno risarcibile, agiamo in giudizio. Per imprese ed enti che ricevono un reclamo o una richiesta di informazioni: ricostruiamo i fatti, prepariamo la risposta al Garante e mettiamo in regola ciò che va corretto, dentro un percorso di consulenza privacy e GDPR completo. In entrambi i casi, prima ci si muove, meglio si chiude.

Domande frequenti

Come si presenta un reclamo al Garante privacy? Con il modulo e i canali indicati sul sito del Garante (PEC, raccomandata o consegna a mano), descrivendo i fatti in modo circostanziato, indicando il titolare e allegando i documenti utili — a partire dall’istanza al titolare rimasta senza risposta. È gratuito e non richiede un avvocato.

Che differenza c’è tra segnalazione e reclamo al Garante? Il reclamo è formale: apre un procedimento e obbliga il Garante a decidere. La segnalazione è una comunicazione informale che il Garante può usare per orientare la propria attività, ma senza obbligo di risposta. Chiunque può segnalare; il reclamo riguarda i propri dati.

Quanto costa presentare un reclamo al Garante privacy? Nulla: reclamo e segnalazione sono gratuiti. Non è obbligatorio l’avvocato, ma nei casi rilevanti l’assistenza legale aiuta a impostare correttamente l’atto e ad allegare le prove giuste.

Quali sono i tempi di risposta del Garante a un reclamo? Entro 3 mesi dalla presentazione il Garante informa sullo stato della pratica; il procedimento si conclude entro 9 mesi, che diventano 12 in presenza di motivate esigenze istruttorie (art. 143 del Codice). La segnalazione, invece, non ha termini: il Garante non è tenuto a rispondere.

Entro quanto tempo si può presentare un reclamo al Garante? Non c’è un termine di decadenza: il reclamo si può presentare finché la violazione produce i suoi effetti. Conviene comunque muoversi presto, per documentare meglio i fatti.

Cosa succede dopo un reclamo al Garante? Il Garante istruisce il caso, di regola chiedendo informazioni al titolare. All’esito può archiviare, ordinare misure correttive, limitare o vietare il trattamento e irrogare sanzioni. Non può invece riconoscere risarcimenti all’interessato.

Si può fare denuncia al Garante della privacy? La “denuncia al Garante” in senso tecnico non esiste: si chiama reclamo (formale) o segnalazione (informale). La denuncia vera e propria si presenta all’autorità penale, quando la violazione costituisce reato (ad esempio il trattamento illecito di dati, art. 167 del Codice privacy).

Come si ottiene il risarcimento per violazione della privacy? Solo davanti al giudice ordinario (art. 82 GDPR): il Garante sanziona ma non risarcisce. Serve provare un danno concreto, anche non patrimoniale: la sola violazione, senza un pregiudizio dimostrabile, non basta.

Cosa deve fare un’azienda che riceve un reclamo? Non ignorare la richiesta di informazioni del Garante e non rispondere d’impulso: ricostruire i fatti, raccogliere informative, consensi e registro, rimediare a quanto correggibile e presentare una risposta documentata nei termini. La collaborazione e la condotta riparatoria incidono sulla decisione.

I contenuti di questa pagina si riferiscono a fattispecie generali e non possono in alcun modo sostituire il contributo di un avvocato. Per ottenere un parere legale in ordine alla questione giuridica che interessa è possibile richiedere una consulenza, oppure fissare un appuntamento. Gli autori declinano ogni responsabilità per errori od omissioni, nonché per un utilizzo improprio o non aggiornato delle presenti informazioni.