Pubblicazione della graduatoria di concorso e privacy: quali dati si possono indicare

Le amministrazioni devono pubblicare la graduatoria dei vincitori, ma con i soli dati che la legge impone: nome e cognome, non la data di nascita o la residenza. Da dove nasce l'obbligo, quali dati sono vietati e cosa fare se la graduatoria ne contiene di eccedenti.

In breve — La pubblicazione della graduatoria di un concorso pubblico è obbligatoria per le pubbliche amministrazioni ed è prevista dall’art. 19 del d.lgs. 33/2013. La graduatoria deve però riportare esclusivamente il nome e il cognome dei vincitori e la posizione occupata: ogni altro dato personale, dalla data di nascita alla residenza, è vietato. Restano fuori dalla pubblicazione gli elenchi di ammessi e non ammessi e i punteggi delle singole prove, che vanno comunicati ai diretti interessati.

1. L’obbligo di pubblicare la graduatoria di un concorso pubblico

Le pubbliche amministrazioni hanno l’obbligo di pubblicare la graduatoria dei vincitori dei concorsi pubblici. L’obbligo è sancito dall’art. 19 del d.lgs. 33/2013, la norma sulla trasparenza amministrativa, che impone di rendere pubblici nella sezione «Amministrazione trasparente» i bandi di concorso, i criteri di valutazione della commissione, le tracce delle prove e le graduatorie finali, aggiornate con l’eventuale scorrimento degli idonei non vincitori.

Sulla base di quanto prevede la legge, l’amministrazione è tenuta a pubblicare esclusivamente il nome e il cognome del vincitore o dei vincitori, in base ai posti messi a concorso, con la posizione occupata in graduatoria. La pubblicazione di ogni ulteriore informazione personale è vietata, e la sua diffusione comporta una violazione delle norme a tutela dei dati personali, perché il trattamento trova la propria base giuridica nell’obbligo di legge e non può spingersi oltre ciò che quell’obbligo richiede.

Lo stesso obbligo, e lo stesso limite, valgono per le aziende speciali, per le società in house e per le società a controllo pubblico quando reclutano il proprio personale: la forma privatistica del soggetto che bandisce la selezione non cambia il regime di pubblicità dei dati dei candidati, come prevedono gli obblighi di trasparenza amministrativa.

2. Quali dati personali pubblicare nella graduatoria di un concorso pubblico

Nella graduatoria di un concorso pubblico la pubblica amministrazione deve indicare il nome e il cognome del vincitore o dei vincitori, in base ai posti messi a concorso. Sono informazioni che vanno riportate in chiaro, e quindi senza l’utilizzo di pseudonimi, di abbreviazioni o di codici identificativi: la graduatoria finale è l’atto che rende verificabile dall’esterno l’esito della procedura, e una graduatoria anonima non assolve a quella funzione.

Non è dunque corretta la prassi, che pure si incontra, di sostituire i nominativi con il numero di protocollo della domanda o con le sole iniziali. Il codice identificativo ha una funzione diversa, che vedremo più avanti: serve a comunicare ammissioni ed esclusioni senza rendere pubblico chi ha partecipato alla selezione, non a schermare l’unico dato che la legge chiede espressamente di rendere noto.

3. Quali dati non possono comparire nella graduatoria

Non possono comparire nella graduatoria la data e il luogo di nascita, l’indirizzo di residenza, il codice fiscale, i recapiti telefonici o di posta elettronica, il punteggio analitico di ogni singola prova e l’indicazione della riserva o del titolo di preferenza di cui il candidato ha beneficiato.

Il consenso dell’interessato non cambia le cose: l’amministrazione non pubblica perché il candidato l’ha autorizzata, ma perché la legge glielo impone, e ciò che eccede quell’obbligo resta un trattamento privo di base giuridica anche quando è autorizzato.

Nella pratica l’errore più frequente non è la pubblicazione mancata, ma il suo contrario: un eccesso di trasparenza. Enti convinti di comportarsi correttamente pubblicano graduatorie complete di ogni dato anagrafico, che restano online e indicizzate dai motori di ricerca per anni. Il danno non è astratto: per chi partecipa a un concorso mentre già lavora la comparsa del proprio nome in un elenco pubblico può significare che il datore di lavoro scopra la candidatura, e per chi è stato escluso che quell’esclusione resti consultabile da chiunque digiti il suo nome.

4. Ammessi, non ammessi ed esiti delle prove

L’amministrazione non può pubblicare il nome e il cognome dei candidati ammessi a sostenere le prove, e non può farlo nemmeno per quelli che non sono stati ammessi o che non hanno superato le prove. Non può neppure associare al nominativo il risultato conseguito, né in forma di punteggio né in forma di giudizio. Nessuna di queste informazioni rientra fra quelle che l’art. 19 del d.lgs. 33/2013 impone di rendere pubbliche, e la loro diffusione non ha quindi una norma che la giustifichi.

La ragione sta nel fatto che questi dati dicono qualcosa sulla persona, non sull’operato dell’amministrazione: il fatto stesso di avere partecipato a una selezione, l’essere stati esclusi, il voto ottenuto in una prova sono informazioni che, rese pubbliche e indicizzate dai motori di ricerca, possono pregiudicare la reputazione del candidato e la sua posizione lavorativa. Chi si presenta a un concorso mentre già lavora rischia in questo modo che il proprio datore di lavoro venga a conoscenza della candidatura.

L’amministrazione deve allora contemperare la trasparenza con le esigenze di riservatezza, e lo strumento per farlo è il codice identificativo assegnato a ciascuna domanda e comunicato in via riservata al candidato: l’elenco degli ammessi, quello dei non ammessi e i risultati delle prove si pubblicano con i soli codici, così che il diretto interessato possa verificare la propria posizione senza che la pubblicità lo esponga. In alternativa l’esito va comunicato individualmente all’indirizzo digitale indicato nella domanda di partecipazione.

5. Lo scorrimento della graduatoria

Quando l’amministrazione decide di scorrere la graduatoria deve pubblicare il nome e il cognome del candidato chiamato, esattamente come ha fatto per i vincitori. È l’art. 19 del d.lgs. 33/2013 a imporlo, là dove prevede la pubblicazione delle graduatorie finali «aggiornate con l’eventuale scorrimento degli idonei non vincitori»: l’aggiornamento serve proprio a rendere noto chi è stato assunto dopo i vincitori, e a quale posizione della graduatoria l’ente sia arrivato.

Valgono però gli stessi limiti già visti. L’atto che dispone lo scorrimento della graduatoria indica il nome, il cognome e la posizione occupata dal candidato chiamato, non la sua residenza, la data di nascita o le vicende che hanno portato alla rinuncia di chi lo precedeva. E poiché le graduatorie restano valide per anni, quei dati restano online a lungo: un motivo in più per contenerli a ciò che serve davvero.

6. Come ti assiste lo Studio

Lo Studio Legale Calzoni assiste sia le amministrazioni e le società pubbliche che devono pubblicare gli esiti di una procedura concorsuale, sia i candidati che si vedono esposti online dati che non dovrebbero esserlo. Sul versante dell’ente verifichiamo che cosa può essere pubblicato e in quale forma, predisponiamo i modelli di graduatoria e di comunicazione degli esiti e interveniamo quando una pubblicazione già avvenuta va corretta, perché il dato eccedente è un trattamento illecito anche quando è frutto di un eccesso di zelo.

Sul versante del candidato prepariamo l’istanza di rimozione o di rettifica all’amministrazione, che è il primo passo e spesso risolve, e quando l’ente non provvede curiamo il reclamo al Garante per la protezione dei dati personali e la richiesta di risarcimento del danno. Tutti i servizi in materia di protezione dei dati sono nella pagina assistenza legale sulla privacy; quelli sulle procedure concorsuali nella pagina ricorsi su concorsi pubblici.

Domande frequenti

Quali dati possono essere pubblicati nella graduatoria di un concorso? Il nome e il cognome dei vincitori e la posizione occupata in graduatoria. Non la data e il luogo di nascita, la residenza, il codice fiscale o i recapiti, che eccedono quanto la legge impone di rendere pubblico.

La graduatoria si può pubblicare con i soli codici identificativi? No. La graduatoria finale serve a rendere verificabile l’esito della procedura e deve riportare i nominativi. I codici identificativi si usano per comunicare ammissioni ed esclusioni, non per la graduatoria.

L’amministrazione può pubblicare l’elenco dei candidati non ammessi? No. La non ammissione va comunicata al diretto interessato all’indirizzo digitale indicato nella domanda, oppure resa nota attraverso i soli codici identificativi quando i candidati sono molto numerosi.

Si possono pubblicare i punteggi delle singole prove? No, non nella sezione accessibile a chiunque. L’art. 19 del d.lgs. 33/2013 impone di pubblicare le tracce delle prove, non i risultati dei singoli candidati, che vanno comunicati agli interessati o ostesi tramite l’accesso agli atti.

Va pubblicato il nome di chi viene chiamato per scorrimento? Sì. L’art. 19 del d.lgs. 33/2013 impone di aggiornare la graduatoria finale con l’eventuale scorrimento degli idonei non vincitori, indicando il nome, il cognome e la posizione del candidato chiamato.

Cosa posso fare se la graduatoria contiene miei dati eccedenti? Chiedere all’amministrazione la rimozione o la rettifica del dato. Se l’ente non provvede, si può presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali ed eventualmente chiedere il risarcimento del danno.

I contenuti di questa pagina si riferiscono a fattispecie generali e non possono in alcun modo sostituire il contributo di un avvocato. Per ottenere un parere legale in ordine alla questione giuridica che interessa è possibile richiedere una consulenza, oppure fissare un appuntamento. Gli autori declinano ogni responsabilità per errori od omissioni, nonché per un utilizzo improprio o non aggiornato delle presenti informazioni.